Отдел поддержки раз сообщить, что общими усилиями партнеров и коллег удалось составить пошаовую инструкцию по реализации переездов.
Следует выделить несколько поэтапных действий:
- Осмотр;
- Расчёт;
- Организация;
- Переезд;
- Завершение.
- Осмотр:
Осмотр при переезде офиса — это как осмотр территории перед началом основных действий. Осмотр это самая главная часть при реализации переездов.
Не ленитесь! Всегда выезжайте как можно быстрее! — после получения заявки. Помните: скорость — ваше конкурентное преимущество.
Осматривайте обе стороны переезда.
Особое внимание уделяем:
- количество этажей;
- количество лифтов;
- время, в которое можно использовать лифты
— нужно ли лифты как-то защитить (картоном, фанерой, пленкой)
- можно ли использовать лестницы
— нужно ли лестницы как-то защитить (картоном, фанерой, пленкой)
- количество входных групп (под входными группами понимаем входы-выходы в/из здания, холлы и т. д. усложняющие или упрощающие процесс погрузки-выгрузки и изменяющие время проведения работ)
— нужно ли их как-то защитить (картоном, фанерой, пленкой)
- подъездные пути
- дальность между адресами (идеальный вариант расчет по 2GIS).
Необходимо сразу определить, куда будет загружаться ненужная мебель, которая не входит в кабинеты. К сожалению, часто желания руководителей компаний, которые переезжают, не совпадают с возможностями арендованных ими помещений. Эта ошибка может привести к тому, что лишняя мебель не даст выставить нужную и приступить к распаковке коробок.
- Расчет:
Расчет стоимости — это процесс ценообразования, в котором учитывают производственные и другие издержки.
На этом этапе нужно действовать очень аккуратно и найти баланс между низкой и высокой ценой. Если все правильно просчитать, есть возможность заработать от 30 до 100 процентов от стоимости оказываемой услуги.
При расчете рекомендуем пользоваться калькулятором переездов, который находится в Бизнесбуке, файл называется “Смета по переезду”.
Это простая таблица Excel, в которую внесены требуемые показатели. Просто вставляем свои данные, и она произведет расчет. На начальном этапе рекомендую описывать все имущество, считая каждый стол и шкаф, делать фотографии и отправлять в Службу поддержки, там подскажут оптимальное количество грузчиков и машин.
- Организация:
Это самый сложный и самый любимый момент.
Организация — это настройка рабочего процесса с момента согласования и заключения договора и до самого начала процесса переезда.
После того, как подписаны все документы и пройдены согласования, можно приступать. Отправляем Клиенту памятку по переезду, которая также находится на Google диске в папке «Типова схема организации переездов» в файлах к Бизнесбуку. В ней простым, понятным языком описаны необходимые действия сотрудников для подготовки к переезду, что значительно упрощает организацию переезда сотрудниками переезжающей компании.
Упаковка:
- Личные вещи сотрудников упаковываются в коробки, предварительно проклеив их скотчем (коробки крест-накрест собирать не рекомендуется) .
- Бумаги и папки с документами — можно упаковать в мешки, затягивать пластиковыми хомутиками (они есть в каждом строительном магазине). Проверено нашими партнерами лично — удобно, из основных плюсов такой упаковки: много нельзя нагрузить, удобно нести, ничего не разваливается;
- Стеклянные дверцы — воздушно-пупырчатая пленка, картон (фурнитуру и петли снять);
- Стеклянные столы желательно по краю проклеить малярным скотчем и упаковать как стеклянные дверцы в картон и воздушно-пупырчатую пленку.
- Бумажным скотчем заклеить дверцы шкафов и тумбочек — его легко снимать, он не оставляет следов и на нем же легко делать надписи.
- Накануне переезда
- Получая полную информацию по переезду от координатора в виде устного описания работы и лист наряд-заказа, бригадир понимает, сколько требуется грузчиков/сборщиков, какой нужен инструмент. Он формирует бригаду, и если есть недобор своих сотрудников – обращается к координатору для доукомплектования. Берет необходимый инструмент.
- Координатор, в свою очередь, заказывает транспорт и согласовывает с бригадиром время прибытия автомобиля.
Повреждения на мебели и на стенах до переезда стараться тщательно фиксировать на фотоаппарат.
Особое внимание уделяем кабинетам руководителя и заместителя, там чаще всего дорогая тяжелая мебель.
- Переезд.
Сам переезд — это уже техническая часть и следствие вашей организации, важно качество грузчиков и конечно полный контроль.
Если планируется удлиненный рабочий день, то лучше поделить его по 6 часов, тогда эффективность и продуктивность будет выше.
- В день переезда
- Основная нагрузка ложится на Бригадира. Именно он отвечает за все происходящее на объекте и информирует Координатора.
Бригадир:
- прибывает на место сбора заранее (минут за 15 до момента начала переезда),
- проверяет комплектность бригады, оценивает их вид и состояние, а также наличие документов ,
- проводит инструктаж по предстоящему переезду, обращая внимание на:
— общение с клиентом (вежливо, без мата)
— аккуратность в работе, разъясняя материальную ответственность сотрудников,
- озвучивает регламент работ (перерывы/обеды).
- при встрече с клиентом уточняет место для переодевания и расположения личных вещей и упаковочного материала,
- вместе с клиентом проводит осмотр имущества на предмет соответствия наряд-заказу, выявляя предметы, требующие бережного отношения. Фиксируются все существующие дефекты имущества, для избежания предъявления претензий к нашим сотрудникам,
- при увеличении объема имущества фиксирует данный факт и подписывает с клиентом заявку на проведение доп.работ, а также ставит в известность координатора,
- отдельно отмечается ценное имущество и вносится в перечень,
- ювелирные украшения, денежные средства, ценные бумаги, электронные носители с важной информации клиент пакует и перевозит сам,
- оговаривает с клиентом сроки выполнения переезда (разборка/сборка до…, погрузка до …, выгрузка до …, сборка/расстановка до …),
- если есть предметы или работа, связанная с риском нанести ущерб имуществу или людям, каждый сотрудник, обнаруживший данный факт, обязан донести это до бригадира, а бригадир — до клиента. Если клиент настаивает на продолжении работы, осознавая риск, то ставит его в известность, что сотрудники компании не несут ответственности за последствия данной работы,
- лично контролирует погрузку имущества заказчика в автомобиль, учитывая сохранность, комплектность, грамотную расстановку и фиксацию в кузове а/м,
- организует попредметную передачу имущества по ТТН водителю,
- плотно закрывает и опечатывает в присутствии представителя клиента и водителя кузов а/м пломбой,
- согласовывает с водителем маршрут движения автомобиля и примерное время прибытия на новый адрес,
- организовывает отправку сотрудников на новый адрес, обеспечивая их прибытие вовремя.
- При переезде необходимо обеспечить сохранность имущества клиента, в том числе и недвижимого – стен, полов, дверных косяков и так далее.
- На перекуры/перерывы сотрудники бригады идут в полном составе, без инструмента, личных вещей, имущества клиента.
Выносить что-либо из помещений, где производятся работы, категорически запрещено!
- На адресе прибытия
- Пломбы вскрываются лишь после того, как Бригадир лично совместно с клиентом проверит их целостность.
- В случае нарушения пломб и/или повреждения/пропажи имущества бригадир совместно с клиентом составляет акт, где фиксируются все подробности произошедшего. Если данный факт обнаружен по прибытии а/м на адрес, в акте расписываются клиент и водитель, если в процессе работы в помещении – клиент и виновный сотрудник.
- На адресе прибытия бригадир организует разгрузку а/м и поднятие в офис/квартиру клиента его имущества. Организует распаковку, сборку и расстановку мебели по заранее оговоренному с клиентом плану.
- В случае возникновения дополнительных работ бригадир предупреждает клиента об изменении объема работ, которое может повлечь увеличение стоимости переезда и время, затраченное на переезд. После согласования с клиентом данных нюансов, доп. работы вносятся в доп.соглашение (приложение к договору, пр.). Далее работы проводятся, включая объем «сверху».
- Окончание работ
- Бригадир лично проверяет полноту распаковки имущества, качество сборки и расстановки мебели, качество работ по монтажу и навеске имущества клиента.
- Бригадир лично демонстрирует клиенту результат выполненных работ, уточняет у клиента его пожелания по окончанию переезда, а после «закрытия» этих вопросов подписывает акты приема-передачи выполненных работ.
- В случае наличного расчета клиент рассчитывается с бригадиром согласно условиям договора. Если выполнялись дополнительные работы, необходимо прибавить стоимость доп.работ к стоимости основного договора.
- В случае отказа клиента от оплаты (полной/частичной), бригадир информирует координатора и фиксирует факт отказа в акте приема-передачи выполненных работ. Координатор сообщает данный факт менеджеру, за которым закреплен клиент.
- Бригадир организует вывоз мусора и не использованной упаковки, проверяет всех сотрудников в присутствии клиента в целях пресечения выноса из помещений собственности клиента.
- Завершение.
Завершением является подписанный акт. А качество и результат можно будет оценить по тому, во-первых дадут ли вам отзыв и рекомендации.
Удачного выполнения проектов!!!